Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Arbeidsflyt arkiv 2.pptx

Klæbu kommune er definert som et organ. Kommunen skal ha en journalenhet og et arkiv.  Sentralarkivet fungerer som arkivskaper med felles saksarkiv for alle enheter i kommunen. Sentralarkivet er en felles portal for inn og utgående korrespondanse. Avviket er inn og utgående korrespondanse som registreres i fagsystemer med egen saksbehandlermodul. Dette gjelder Visma Familia, Visma velferd, PPI og Speedadmin. Resultatenhetene skal fungere som arkivskapere for saker tilhørende sitt fagområde/fagsystemene.

Arkivleder er leder for sentralarkivet og  alle som arbeider med arkiv i Klæbu kommune. Det overordnede arkivfaglige ansvaret omfatter både arkivpersonale og saksbehandlerne i hele kommunen. Sentralarkivet plasseres - organisasjonsmessig – direkte under Rådmannen. Det henvises til arkivorganisering §2.1 i Arkivloven.

Begrepsforklaringer

Arkiv

Dokumenter som   produseres eller mottas som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og som   samles som et resultat av denne virksomheten.

Oppbevaringssted   og organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til dette.

 

Arkivleder

Er utpekt til å ha   overordnet faglig ansvar for hele kommunens arkivtjeneste.

Arkivskaper

En organisatorisk   enhet eller en person som danner arkiv   som ledd i sin virksomhet.  En   arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en   institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet

Arkivserie

Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og   samme prinsipp

Daglig arkiv

Arkiv som er i   daglig bruk hos arkivskaper

Bortsettingsarkiv

Arkiv som ikke er   dagsaktuelt. Andre fase i arkivmaterialets liv. Avsluttet arkiv før   overføring til depot

Depot

Avsluttet arkiv   eldre enn 25 år.

Enkeltarkiv

Dokumenter som   blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller   produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes   virksomhet

Sentralarkiv

Arkivordning hvor   et organ har kun en arkivskaper og ett arkiv som er plassert ett sted

Kassasjon

Tilintetgjøring av   arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og har hatt verdi   som dokumentasjon.

Konsesjonspliktige/meldepliktige   arkiv

Personregistre/mapper   som kommunen må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å   kunne opprette. Kommunen kan oppbevare disse i en viss tid, såfremt de   avleveres til godkjent depot.

Spesialarkiv.   Arkivmateriale som krever spesielle oppbevaringsforhold

Rekkeordning av   arkivalier som går på det enkelte objektet (personal, klient, eiendom osv.).

Objektarkiv.   Arkivmateriale som krever spesielle oppbevaringsforhold

En arkivserie hvor   saksdokumentene har en annen ordningsmåte enn K-koder som er det primære, med   et relativt ensartet innhold. Serien er ordnet etter objekt, dvs.: klient,   eiendom, personal

Skanning

Omforming av et   papirdokument til et digitalt dokument.

Det digitale   dokument kan gjenbrukes ved klipp og lim metoden.

K-kodesystemet

Arkivnøkkel som   benyttes i kommunal sektor.

Noark-3 = Norsk   Standard Koark = Kommunal Standard

Kommunal standard   for elektroniske journal og arkivsystem. Erstattes av Noark 4, som er felles   for stat/kommuner

Noark 4

Noark 5

Standard for   elektroniske journal- og arkivsystemer som inneholder utvalgsmoduler.

Obligatorisk for   elektronisk journalføring i offentlig sektor. Stiller krav til   informasjonsinnhold og funksjonalitet

 

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje ved hver periodedeling av arkiv.

Laster...