Utskriftsvennlig versjon

Daglige rutiner

Mottak:

  • Kommunens postmottak lokaliseres til sentralt arkiv
  • Post innkommet til Kemneren i Klæbu videresendes til Trondheim kemnerkontor for registrering og videre behandling

Sortering:

  • Posten deles i informasjons- og sakspost. Post som blir gjenstand for saksbehandling regnes som sakspost og  skal registreres. Informasjonspost regnes som arkivuverdig materiale og skal ikke registreres og arkivlegges. Dette fordeles til posthyller ut fra eventuell adressat eller hva det gjelder.
  • Personlig adressert post (personnavn først) skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Om et personlig adressert brev er til administrasjonen, er mottaker ansvarlig for at det straks blir levert til arkivet for registrering. Dette gjelder også  post som er adressert til den politiske ledelsen.
  • Post til Bibliotek legges uåpnet i posthylle
  • Post til Tjenesteteamet legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Post til Helse- og familietjenesten, herunder barnevern legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Post til PPT legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Post til Rehab  legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Post til Psykisk Helse legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Post til Helsestasjonen legges uåpnet i posthylle. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Dersom det er post som skal registreres i ESA plikter avdelingen/seksjonen å levere dette til post/arkiv for journalføring.
  • Mistenkelig post. Se under pkt. 4.1.3 - Sikkerhetsinstruks postbehandling. 
  • Fakturaer skal leveres til fellestjenesten, som stempler adkomstdato og videresender fakturaen til rette vedkommende for attestasjon,jfr. rutiner for fakturabehandling.
  • Hastemeldinger (beredskapsmeldinger og lignende) skal umiddelbart leveres til rådmannen.  Rådmannen har ansvar for å levere slike dokumenter til post/arkiv for registrering

 

Instruks for journalføring

Ved registrering av dokument i journalen skal følgende tas med:

  • Avsender og mottaker/kopimottaker
  • Opplysninger om saken – innholdet i dokumentet
  • Arkivkode eller objekt
  • Eventuell gradering

Arkivkoder grovdeles i to grupper:

  1. Emnekode – alltid K-koder
  2. Objektkode – gårds/bruksnr på eiendom eller fødselsdato på ansatte (personalmappe), barn (Barnemappe), elev (Elevmappe)

Ved bruk av objektkode som primærkode (gnr.) skal også sekundærkode(emne) registreres for å lette senere gjenfinning

Anbudspost stemples på konvolutt. Ved åpning føres anbudsprotokoll.

Sakspost deles i offentlig- og ikke offentlig post.  Papirdokumenter som skal unntas offentlig innsyn skal stemples «unntatt fra offentlighet».  Referanse til hjemmel for unntak skal føres både i ESA og på dokumentet. Elektroniske dokumenter graderes i ESA.  Dokumenter som skal unntas offentlighet, er tillagt post/arkiv å påføre eller endre. Det er saksbehandlers ansvar å påse om nødvendig gradering er påført. Hvis dokumentet skal være offentlig, kan saksbehandler oppheve sperringen. I motsatt fall, påføre gradering med hjemmel.

All inngående papirbasert sakspost scannes etter at stempel og eventuell gradering er påført. Post/arkivtjenesten har videre ansvar for å knytte journalpost til respektive saker.

Rundskriv som ikke krever saksbehandling fordeles til aktuell mottakers posthylle.

 

Behandling og fordeling av brevpost og epost.

  • Dagens brevpost åpnes og stemples av post/arkivtjenesten.  Sakspost som ved åpning helt klart skal unntas offentlighet, stemples UNNTATT OFFENTLIGHET. Sakspost registreres i ESA  på eksisterende saker eller det  opprettes nye saker ved behov. Post/arkiv registrerer saksansvarlig samt kopimottakere.
  • Post/arkiv har ansvaret for kommunens mottak for epost. Epost håndteres på lik linje med brevpost. Eposter som er sakspost legges inn i eksisterende saker, eventuelt opprettes nye saker. Eposter som skal unntas offentlighet graderes i ESA ved lagring. Post/arkiv registrerer saksansvarlig samt kopimottakere
  • Inn- og utgående offentlig postliste for foregående virkedag legges ut på kommunens hjemmeside om morgenen.

  

Regler for behandling av gradert materiale

Konfidensiell post (post som inneholder personopplysninger som er unntatt offentlighet i følge offentlighetsloven jfr. nedenforstående tabell) skal stemples med eget stempel merket Unntatt offentlighet.  Hjemmel for unntaket skal påføres.  Stemplet skal være rødt.

Post/arkiv setter på stempel på post som antas unntatt offentlighet, og registrerer U.off. ved postregistreringen og fører foreløpig hjemmel.  Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet, gir enhetsleder/saksbehandler beskjed til post/arkiv om endringen.

Ved mottak av post har enhetsleder/saksbehandler ansvaret for å vurdere unntak offentlighet med lovhjemmel. Det betyr at enhetsleder/saksbehandler har et ansvar i å vurdere om et dokument skal unntas.

De mest brukte unntak fra offentlighet er følgende:

§ 5 Untattt offentlighet i særskilte tilfelle  

§13 Unntak for opplysn. undergitt - Henvisning til nærmere lovbestemt taushetsplikt hjemmel må oppgis  

§14 Unntak for interne dokumenter  

§18 Unntatt for opplysn. om rettsak  

§23 Unntatt for opplysn. ang. forhadlin.posisj., økonomi, lønn, personal  

§24 Unntatt for opplysn.kontr.-og reg.tiltak, lovbrudd  

§25 Unntatt for opplysn. om ansettelse  

§26 Unntatt for opplysn. om eksamenskar.  

§27 Unntatt med hjemmel i forskrift - Henviser til hvilken forskrift. 

Regler for bruk av E-post

  • Husk at alt som sendes på E-post er sporbart og blir lagret på mange steder uten at du har oversikt over hvor.  Andre med tilgang til servere m.m. kan derfor skaffe seg tilgang til det du har sendt. Det gjelder både selve E-posten og evt. vedlegg. E-post er som å sende post i åpen konvolutt.
  • E-post skal registreres og behandles som vanlig post.
  • Arkivverdig elektronisk post skal sendes til den offisielle e-postadressen postmottak@klabu.kommune.no, hvor den  indekseres på sak i ESA av arkivpersonell.   
  • Den enkelte saksbehandler skal ikke motta arkivverdig E‑post uten at det blir registrert.

Saksbehandler er ansvarlig for at eventuell arkivverdig post som mottas over egen e-postadresse blir overlevert arkivet for registrering på den enkelte arkivsak.

E-post kan brukes til:

  • Beskjeder og korte meldinger
  • Informasjon fra ledelsen
  • Generell informasjonsspredning
  • Spørsmål og svar (du kan spørre selv om vedkommende ikke er inne på kontoret).
  • Påminnelser og bekreftelser (bruk svar-funksjon).
  • Forespørsler (du kan spørre mange samtidig)
  • Møteinnkallinger og tilbakemeldinger.
  • Overføring av arbeidsdokumenter og notater.
  • Saksdokumenter kan sendes som vedlegg til E-post etter at de først er produsert i arkivsaken.

 

E-post skal ikke brukes til:

  • Offisielle dokumenter som skal underskrives eller påtegnes
  • Offisielle dokumenter som skal arkivlegges i en sak eller i en protokoll, og som svar på brev som er arkivregistrert.
  • Korrespondanse som inneholder personopplysninger
  • Korrespondanse som er unntatt offentlighet eller som inneholder graderte, fortrolige eller sensitive opplysninger.
  • Meldinger som kan utløse eller trappe opp konflikter

 

Opprettelse av ny arkivsak

Ny arkivsak kan kun opprettes av post/arkivtjenesten..

 

Regler for behandling av sakspost

  • Stempling og registrering av inngående post skal foretas av post/arkivtjenesten. Registreringsperson er ansvarlig for at forsendelsen er komplett, og eventuelt be avsender om å ettersende manglende dokumenter/vedlegg.      
  • ESA krever at det skal settes på saksbehandler på alle dokumenter og saksansvarlig på alle arkivsaker, og at denne informasjonen føres på ved registrering av arkivsaker og post.
  • Nye dokumenter som tilhører saker som er aktive, får ved registreringen påført den saksbehandleren som allerede er definert på saken.  Dette kan endres hvis det er behov for/ønske om annen saksbehandler.  Melding om slik endring  etter at sakspost er registrert, skal meldes til  post/arkivtjenesten  for oppdatering på arkivsaker og dokumenter.  Det er rådmann/resultatenhetsleder som har ansvaret for og styring med hvem som skal  være saksbehandler på de enkelte saker.
  • All inngående sakspost skal i samsvar med instruks for journalføring stemples, scannes og registreres i journal. Dette gjelder også for telefaks og elektronisk post. Inntil det gjennomføres fullstendig elektronisk saksbehandling skal papireksemplarer legges i saksomslag for den enkelte arkivsak.
  • Utgående dokument skal av saksbehandler registreres i journalen for det aktuelle saksbehandlersystem.Dette gjelder også telefaks og elektronisk utsendt post. Ved bruk av telefaks bør saksdokumenter ettersendes som vanlig post.
  • Ved registrering får dokumentet automatisk status ”R” – Reservert.  Når dokumentet er underskrevet, skal saksbehandler endre status til ”F” - Ferdig,  samt sørge for at det blir tatt nødvendige kopier av dokumentet og tilhørende vedlegg for utsending og arkivering.
  • Utgående dokument skal alltid konverteres i PDF-filer.  Dette utføres av arkivtjenesten.
  • Kopi av utgående post arkiveres i saksmappe i respektive saks- og spesialarkiv. Inn- og utgående post vedr. fagsystemene registreres likedan av resultatenhetene.
  • Dokumenter unntatt offentlig innsyn skal stemples ”Unntatt offentlighet”. Hjemmel for unntak skal føres både i journalen og på dokumentet.
  • Konfidensielle opplysninger skal ikke sendes som telefaks eller elektronisk post., såfremt de ikke krypteres – dvs. gjøres uleselig for andre enn mottaker.

Ved saksavslutning skal følgende registreres i journal:

  • Tidspunkt for eventuell kassasjon
  • Om saken har skapt presedens eller er en prinsippsak 
  • Saken merkes avsluttet i sakstatus: A

  

Regler for arkivering av saksdokumentasjon

  • Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet i en mappe enten i saksarkiv (k-koder) eller spesialarkiv (objektserie).
  • Saker som gjelder kommunale og private eiendommer skal arkiveres i egne objektserier etter gårds- og bruksnummer.  Dette gjelder byggesaker, delingssaker, utslippssaker, saker etter jordlov og odelslov, andre landbrukssaker , kommunale avgifter, grunneieravtaler, sanitærmeldinger m.v.
  • Saker om nedsatt og ettergitt skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndriving skal arkiveres i spesialarkiv
  • Saker om enkeltpersoner som inneholder sensitive opplysninger skal arkiveres som egne objektserier på navn eller fødselsnummer.
  • Personalsaker som har varige følger for tilsettings-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i objektserier (personalmapper)på fødselsnr.
Laster...