Klæbu kommune er definert som et organ. Kommunen skal ha en journalenhet og et arkiv. Sentralarkivet fungerer som arkivskaper med felles saksarkiv for alle enheter i kommunen. Sentralarkivet er en felles portal for inn og utgående korrespondanse. Avviket er inn og utgående korrespondanse som registreres i fagsystemer med egen saksbehandlermodul. Dette gjelder Visma Familia, Visma velferd, PPI og Speedadmin. Resultatenhetene skal fungere som arkivskapere for saker tilhørende sitt fagområde/fagsystemene.
Arkivleder er leder for sentralarkivet og alle som arbeider med arkiv i Klæbu kommune. Det overordnede arkivfaglige ansvaret omfatter både arkivpersonale og saksbehandlerne i hele kommunen. Sentralarkivet plasseres - organisasjonsmessig – direkte under Rådmannen. Det henvises til arkivorganisering §2.1 i Arkivloven.
Begrepsforklaringer
| Arkiv
|
Dokumenter som produseres eller mottas som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og som samles som et resultat av denne virksomheten. Oppbevaringssted og organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til dette.
|
| Arkivleder
|
Er utpekt til å ha overordnet faglig ansvar for hele kommunens arkivtjeneste.
|
| Arkivskaper
|
En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet
|
| Arkivserie
|
Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp
|
| Daglig arkiv
|
Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper
|
| Bortsettingsarkiv
|
Arkiv som ikke er dagsaktuelt. Andre fase i arkivmaterialets liv. Avsluttet arkiv før overføring til depot
|
| Depot
|
Avsluttet arkiv eldre enn 25 år.
|
| Enkeltarkiv
|
Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet
|
| Sentralarkiv
|
Arkivordning hvor et organ har kun en arkivskaper og ett arkiv som er plassert ett sted
|
| Kassasjon
|
Tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og har hatt verdi som dokumentasjon.
|
| Konsesjonspliktige/meldepliktige arkiv
|
Personregistre/mapper som kommunen må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette. Kommunen kan oppbevare disse i en viss tid, såfremt de avleveres til godkjent depot.
|
| Spesialarkiv. Arkivmateriale som krever spesielle oppbevaringsforhold
|
Rekkeordning av arkivalier som går på det enkelte objektet (personal, klient, eiendom osv.).
|
| Objektarkiv. Arkivmateriale som krever spesielle oppbevaringsforhold
|
En arkivserie hvor saksdokumentene har en annen ordningsmåte enn K-koder som er det primære, med et relativt ensartet innhold. Serien er ordnet etter objekt, dvs.: klient, eiendom, personal
|
| Skanning
|
Omforming av et papirdokument til et digitalt dokument. Det digitale dokument kan gjenbrukes ved klipp og lim metoden.
|
| K-kodesystemet
|
Arkivnøkkel som benyttes i kommunal sektor.
|
| Noark-3 = Norsk Standard Koark = Kommunal Standard
|
Kommunal standard for elektroniske journal og arkivsystem. Erstattes av Noark 4, som er felles for stat/kommuner
|
| Noark 4 Noark 5
|
Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer som inneholder utvalgsmoduler. Obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig sektor. Stiller krav til informasjonsinnhold og funksjonalitet
|
Oppdatering av arkivplanen
Oppdatering av arkivplanen skal skje ved hver periodedeling av arkiv.
