Lover generelt
Det er mange bestemmelser som griper inn i arkivarbeidet i kommunal forvaltning. Det er lover gitt av Stortinget, forskrifter og andre bestemmelser fra departementene, Riksarkivarens retningslinjer og andre styrende dokumenter vedtatt av kommunestyret og administrasjonen. Nedenfor følger en kort orientering om noen viktige lover til samt lenker til lovtekstene til disse og andre sentrale lover (Lovdata).
Offentlighetsloven
Lov om offentlighet i forvaltningen av 19.06.1970 nr. 69 med senere endringer bestemmer blant annet at offentlighet /publikum har krav på innsyn i offentlige saksdokumenter. Loven spesifiserer også hvilke dokumenter som kan unntas fra offentlighet. I rundskriv fra Justisdepartementet av 09.06.1971 gis utfyllende fortolkninger til lov om journal- og registerføring, hvor publikum gis rett til å se offentlig journal. (om offentliggjøring av interne dokumenter se under pkt. 5.2.3)
Særskilt om Offentlighetsloven
Lov om offentlighet i forvaltningen nr. 69 av 19.06.1970, og med senere endringer samt forskrifter til loven bestemmer at publikum har rett til innsyn i offentlige saksdokumenter og arkivenes registre i alle offentlige organer som utøver myndighet.
Om offentliggjøring av dokumenter
Utgangspunktet for offentlig forvaltning er at den skal være preget av mest mulig åpenhet (såkalt offentlighetsprinsipp). Offentlighetsloven bygger på dette prinsippet. Det betyr at enhver, i praksis som oftest media, har adgang til å studere, og eventuelt referere dokumenter i en bestemt sak, når disse faller inn under loven og ikke er særskilt unntatt.
Loven gjør unntak bl.a. for:
opplysninger som er taushetsbelagte (§13)
interne dokumenter/arbeidsdokumenter (§ 14)
enkelte dokumenter på grunn av sitt innhold som for eksempel ansettelsessaker, forretningssaker m.m. (§ 25)
Selv om et dokument etter loven kan unntas fra offentlighet (jfr §§ 14 og 25), er ikke forvaltningen nødt til å praktisere dette strengt, dersom den ikke finner grunn til det.
Det at forvaltningen kan praktisere offentlighet i større omfang enn det som kan kreves, kalles ”meroffentlighet”. Meroffentlighet bør praktiseres for dokumenter og opplysninger, med unntak av de som er belagt med lovbestemt taushetsplikt, for eksempel i klientsaker, i ansettelsessaker og for visse næringsopplysninger. Spørsmålet om hvorvidt et dokument/opplysning skal unntas fra offentlighet må avgjøres av den ansvarlige leder i hvert enkelt tilfelle.
Hva er et internt dokument?
Interne dokumenter er alt det skrevne materiale som en organisasjon/enhet selv utarbeider som grunnlag for sine avgjørelser og som det selv beholder som for eksempel:
Notat eller Internt notat
Skriftlig korrespondanse innen samme journalførende enhet skal skje i form av ”Notat” eller ”Internt notat”.
Innstilling i sak til politisk utvalg
Innstillingen er offentlig så snart den er utferdiget, i praksis fra det tidspunkt den sendes til for eksempel utvalgets medlemmer. Underliggende dokumenter som er en del av innstillingen, er offentlige fra samme tidspunkt. Dette gjelder selvfølgelig ikke for de saker som må unntas for eksempel pga. lovbestemt taushetsplikt.
Innsynsrett
Det er viktig å merke seg at forvaltningen har rett, men ikke plikt til å nekte innsyn i de dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter ofl. § 25, mens det foreligger plikt til å unnta taushetspliktsbelagte opplysninger etter ofl. § 13.
Det er den enkelte leder som har myndighet til å avgjøre dette spørsmålet når det oppstår tvil.
Etter forvaltningsloven vil en part i en sak alltid, med noen lovregulerte begrensninger, ha adgang til innsyn i sakens dokumenter. Hovedregelen er at forvaltningen har plikt til å offentliggjøre de deler av et dokument som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.
Dersom resten av et dokument gir et åpenbart misvisende bilde av saken og
offentliggjøring kan skade samfunnsmessige eller private interesser, kan hele saken unntas fra offentlighet.
Dokumenter som skal unntas fra offentlighet, skal ved skrivingen eller ved registrering påstemples unntaket med hjemmelhenvisning.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Forvaltningsloven
Forvaltningsloven av 10.02.67 med senere endringer, inneholder bestemmelser om taushetsplikt og om partsoffentlighet. Arkivpersonalet har i medhold av loven rett til å journalføre og arkivlegge arkivmateriale som er underlagt taushetsplikt. Partsoffentlighet etter forvaltningsloven innebærer at en person har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i en sak der vedkommende er part. Den inneholder også krav om betryggende oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale og taushetsplikten med dette materialet.
Partsinnsynet gjelder også dokumentasjoner lagret i elektroniske databaser/fagsystemer
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Personopplysningsloven
Lov nr 31 av 14.april 2000 om behandling av personopplysninger trådte i kraft 01.01.2001 og erstatter personregisterloven og er en del av EØS-avtalen.
Loven gir nye plikter for virksomheter som behandler personopplysninger, og nye rettigheter for dem som blir registrert. Her er noen av dem:
Virksomheter som behandler personopplysninger skal
- som hovedregel kun registrere personopplysninger med samtykke fra den registrerte
- varsle den registrerte når det samles inn opplysninger om ham/henne og
- melde behandlingen til Datatilsynet. Meldeplikten gjelder også bruk av kameraovervåking. Med unntak for registre som er hjemlet i en særlov, kreves det konsesjon for behandling av sensitive opplysninger.
Den som blir registrert har rett til å
- få innsyn i behandlingen av personopplysninger om seg selv. Dette skal være kostnadsfritt.
- få rettet mangelfulle opplysninger om seg selv.
- reservere seg mot direkte markedsføring.
Personopplysningsloven erstatter bestemmelsene i personregisterloven fra 1978 og inneholder overgangsregler som innebærer gradvis utfasing av bestemmelsene i personregisterloven. Overgangsregler finnes i lovens § 51. Personopplysningsloven viderefører flere bestemmelser i den tidligere personregisterloven. Samtidig innfører den noen nye og grunnleggende begreper og bestemmelser. De tidligere bestemmelsene gjaldt bare for personopplyninger som inngikk i et personregister. I den nye loven har man valgt å knytte lovens anvendelsesområde opp mot behandling av personopplysninger.
I lovens §2 nr 2 er behandling etter loven definert og følgende kan nevnes som eksempel:
Innsamling, registrering, systematisering, oppbevaring, tilpassing eller endring, blokkering, sletting eller tilintetgjøring, seleksjon, søking, bruk, utlevering/utvidelse og sammenstilling/ samkjøring/kobling.
Meldeplikt og konsesjon
Etter Personopplysningsloven foreligger det meldeplikt for behandling av personopplysninger. Det er fortsatt konsesjonsplikt for behandling av personopplysninger i tverrfaglige team.
Det skilles mellom personopplysninger og sensitive opplysninger. Det kreves som hovedregel konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive opplysninger. I lovens §2.8 er følgende ansett som sensitive opplysninger:
Rasemessig bakgrunn, etnisk bakgrunn, politisk oppfatning, filosofisk oppfatning, religiøs oppfatning, at en person er mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i fagforeninger.
I visse tilfelle kan sensitive opplysninger behandles uten at det er nødvendig å søke om konsesjon. Men selv om det ikke kreves konsesjon for behandling, må det som utgangspunkt alltid sendes melding til Datatilsynet. Følgende unntak foreligger:
) det kreves ikke konsesjon for behandling av sensitive opplysninger som den registrerte har avgitt uoppfordret(dvs frivillig og på eget initiativ)
) det kreves ikke konsesjon for behandling av opplysninger i stat og kommune når behandling har hjemmel i egen lov
) videre er det gitt unntak fra konsesjonsplikten i forskrifter i personopplysningsloven, blant annet arbeidsgivers behandling av opplysninger om ansatte, forutsatt at den registrerte har samtykket i at opplysningene er knyttet til arbeidsforholdet
Lovens § 2 nr 1definerer hvilke opplysninger som anses å være personopplysninger. Det foreligger innsynsrett og informasjonsplikt.
Reglene om innsynsrett er inntatt i lovens § 18 og plikten til å gi informasjon i § 19, 20og 21.
Enhver har innsynsrett i behandlingen av personopplysninger i alle offentlige organer og etater. Personer som er registrert hos den behandlingsansvarlige har i tillegg den alminnelige innsynsrett, rett til innsyn i alle opplysninger som gjelder vedkommende selv. Den behandlingsansvarlige har plikt til å informere den registrerte både om opplysninger som er inntatt i manuelle personregistre (papir, arkiv) og opplysninger som behandles elektronisk.
For behandling av personopplysninger som er påbegynt før den nye personregisterloven trådte i kraft, er overgangsfristen 2 år.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Kommuneloven
Lov om kommuner av 25.09.92 med senere endringer slår fast at kommunestyret har det formelle ansvaret for arkivordningen, mens administrasjons-sjefen (rådmannen) har det praktiske og reelle ansvaret som en del av lederfunksjonen (jfr. kommunelovens § 23), som ble hjemlet med Arkivloven’s forskrift av 11.12.98, § 1.1.
Lovens § 4 forplikter kommunen til å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og at forholdene legges best mulig til rette for offentlig innsyn i saksdokumentene.
Kommuneloven inneholder ellers bestemmelser om saksbehandling, innsynsrett, møtebøker osv. som kan ha konsekvenser for arkivordningen i kommunen.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Helseregisterloven
Lov om helseregister og behandling av helseopplysninger av 18.05.2001 har som formål å bidra til å gi helsetjenesten og helseforvaltningen informasjon og kunnskap uten å krenke personvernet slik at helsehjelp kan gis på en forsvarlig og effektiv måte. Loven skal sikre at helseopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på helseopplysninger. Videre omhandler loven bl.a. tilgang til, utlevering av helseopplysninger, innsyn og taushetsplikt m.m.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Lov om helsepersonell
Lovens formål er å bidra til sikkerhet for pasienter og kvalitet i helsetjenesten samt tillit til helsepersonell og helsetjeneste.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Arbeidsmiljøloven
Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø av 04.02.1977 med senere endringer inneholder generelle krav til utforming av arbeidsplassen. Disse kan komme i konflikt med spesielle sikkerhetsbestemmelser som gjelder for arkivrom. Dette kan gjøre det nødvendig å ha tilgang til arbeidsrom i tilknytning til arkivet for å kunne arbeide med materialet. Slike rom må både tilfredsstille Arbeidsmiljøloven og sikkerhetskrav til midlertidig oppbevaring av arkivmateriale.
